Datenschutzerklärung

3.1 Aufruf der Website, Server-Protokolle (Hosting)

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Webserver (betrieben bei unserem Hosting-Anbieter, siehe Abschnitt 4) technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse (URL), übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser-/Betriebssysteminformationen (Server-Logfiles). Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich und werden höchstens 14 Tage aufbewahrt.

Zusätzlich speichert unsere Anwendung bei Formularen und Anmeldeversuchen zur Abwehr von Missbrauch und Brute-Force-Angriffen (Rate-Limiting) Ihre IP-Adresse oder Ihre E-Mail-Adresse zusammen mit einem Zähler für einen kurzen Zeitraum (Zeitfenster von Minuten bis Stunden; abgelaufene Zähler werden durch einen regelmäßigen Löschlauf entfernt).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsabwehr).

3.2 Kundenkonto und Anmeldung

Zum Bezahlen und Verwalten Ihres Antrags legen Sie ein Kundenkonto an. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als kryptografischer Hash, nicht im Klartext). Beim Anmelden speichert das System zudem Sitzungsdaten (Sitzungs-Token, Ablaufzeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung des Geräts). Eine Sitzung ist 7 Tage gültig.

Passwort zurücksetzen: Fordern Sie über „Passwort vergessen“ einen Link an, senden wir Ihnen an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem einmal verwendbaren, zeitlich begrenzten Link. Die Antwort der Website verrät nicht, ob zu der Adresse ein Konto besteht. Die Anforderungen werden zur Missbrauchsabwehr mengenmäßig begrenzt (Zähler je IP-Adresse und E-Mail-Adresse).

Zwei-Faktor-Anmeldung (freiwillig für Kunden, verpflichtend für Mitarbeitende): Richten Sie unter „Sicherheit“ eine Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichern wir ein geheimes TOTP-Schlüsselmaterial (verschlüsselt) und Wiederherstellungscodes (nur als Hash) in Ihrem Konto sowie Zähler für fehlgeschlagene Bestätigungen (vorübergehende Sperre nach mehreren Fehlversuchen). Sie können die Funktion jederzeit wieder ausschalten (Mitarbeitende nicht), wodurch diese Daten gelöscht werden.

Alternativ können Sie sich – sofern in der Anmeldemaske angeboten – über Google oder X anmelden. Die Anmeldung läuft dann über einen Vermittlungsdienst (Authentifizierungs-Broker der Hosting-Plattform) zum jeweiligen Anbieter; wir erhalten von dort Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kennung. Für die Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter (Google, X) sind diese selbst verantwortlich; es gelten deren Datenschutzhinweise. Dabei kann Ihre IP-Adresse in die USA übermittelt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen); für die Sitzungsprotokollierung, die Mengenbegrenzung und die Zwei-Faktor-Anmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Kontos, Art. 32 DSGVO).

3.3 Antragsdaten

Für die Vorbereitung und Prüfung Ihres ESTA-Antrags verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Antragsassistenten machen, für sich selbst oder als Bevollmächtigter für weitere Reisende (z. B. Kinder, Familienmitglieder – bitte holen Sie deren Einverständnis bzw. als Sorgeberechtigter die erforderlichen Befugnisse ein):

• Angaben zur Person: Name, ggf. weitere Namen, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Geschlecht, Staatsangehörigkeit,
• Reisepassdaten: Passnummer, Ausstellungsland, Ausstellungs- und Ablaufdatum,
• Angaben zu weiteren Reisepässen oder nationalen Ausweisen anderer Staaten,
• Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
• Reisedaten: Reisezweck, Ankunftsdatum, Adresse in den USA, ggf. Kontaktperson in den USA mit Name und Telefonnummer,
• Antworten auf die Zulassungsfragen einschließlich ergänzender Reise-, Organisations- und Geschäftsbeziehungsdaten sowie Angaben zu Visa und Laissez-Passer-Dokumenten,
• hochgeladene Dokumente: Foto der Reisepass-Datenseite (Pflicht), optional Passfoto, jeweils JPEG, PNG oder PDF.

Angaben zu anderen Personen (Art. 14 DSGVO): Machen Sie Angaben für weitere Reisende oder US-Kontaktpersonen, erhalten wir deren Daten von Ihnen. Bitte informieren Sie diese Personen über diese Datenschutzerklärung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger einschließlich CBP, Speicherdauer, Rechte). Für Kinder handeln die Sorgeberechtigten.

Solange Sie nicht angemeldet sind, werden Ihre Eingaben nur im Speicher Ihres Browsers (sessionStorage, siehe Abschnitt 8) gehalten und nicht an uns übertragen. Mit Anlegen des Kontos und beim Fortschreiten im Assistenten werden die Angaben auf unserem Server gespeichert; ab diesem Zeitpunkt wird der Entwurf nur noch dort geführt und die Angaben (u. a. Passnummer, Geburtsdaten, Anschrift) werden aus dem Browser-Speicher entfernt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne diese Angaben können wir den Antrag nicht vorbereiten; Sie sind vertraglich zur Bereitstellung verpflichtet, gesetzlich aber nicht.

3.4 Sensible Angaben (Art. 9 und 10 DSGVO)

Die Zulassungsfragen des ESTA-Verfahrens betreffen u. a. übertragbare Krankheiten (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO) sowie Festnahmen/Verurteilungen und sicherheitsrelevante Sachverhalte (Art. 10 DSGVO). Wir speichern Ihre Antworten und die ergänzenden Angaben dazu ausschließlich, um Ihren Antrag zu prüfen und zu übermitteln.

Für Gesundheitsangaben (Art. 9 DSGVO) ist Rechtsgrundlage Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie im Antragsassistenten vor dem Beantworten dieser Fragen erteilen und die wir mit Zeitstempel und Version dokumentieren. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Kontakt siehe oben); wir können den Antrag dann nicht weiter bearbeiten. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Einwilligung ist freiwillig; erteilen Sie sie nicht, ist ein Antrag über uns nicht möglich, Sie können den Antrag dann aber unmittelbar bei CBP stellen.

Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) verarbeiten wir ausschließlich, weil CBP sie für den ESTA-Antrag zwingend abfragt, und nur so lange, wie es für die Übermittlung an CBP erforderlich ist; wir stützen diese Verarbeitung nicht allein auf Ihre Einwilligung. Unmittelbar nach der Übermittlung, spätestens 30 Tage nach Zahlungseingang, löschen wir diese Angaben. Dasselbe gilt für Ihre Gesundheitsangaben: Wir löschen alle Antworten auf die Zulassungsfragen unmittelbar nach der Übermittlung an CBP, spätestens 30 Tage nach Zahlungseingang – auch wenn der Auftrag bis dahin nicht abgeschlossen ist (Abschnitt 6).

Ihr Passfoto und Ihre Passkopie nutzen wir nicht zur biometrischen Identifizierung, sondern ausschließlich zur Prüfung auf Lesbarkeit und Übereinstimmung mit Ihren Angaben.

3.5 Sicherheit der Reisepass-Uploads

Hochgeladene Dokumente werden nicht in einem öffentlich erreichbaren Verzeichnis, sondern in der Datenbank gespeichert und dort mit AES-256-GCM verschlüsselt (Verschlüsselung im Ruhezustand; der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank). Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Zugriff auf Dokumente haben nur ausgewählte Mitarbeiterrollen (Sachbearbeitung/Prüfung, Administration); jeder Abruf wird im Prüfprotokoll vermerkt. Mitarbeiter mit reinen Support- oder Buchhaltungsrollen sehen Passnummern nur maskiert und keine Dokumente. Ebenso werden besonders schutzbedürftige Antragsdaten – Passnummer, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Ausstellungs- und Ablaufdatum des Passes, Anschrift, US-Kontaktperson und Antworten auf die Zulassungsfragen – feldweise mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank gespeichert (Schlüssel getrennt von der Datenbank, versioniert für einen späteren Schlüsselwechsel). Im Klartext erhalten sie nur Sie selbst und die Mitarbeiterrollen mit Dokumentzugriff. Zur Suche nach einer Passnummer (z. B. bei Rückfragen) wird ein nicht umkehrbarer Prüfwert (HMAC) gespeichert, nicht die Nummer selbst.

3.6 Bestellung, Zahlung und Rechnung

Bei einer Bestellung verarbeiten wir das gewählte Paket, den Betrag, den Zahlungsstatus, Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag) sowie den Nachweis Ihrer Zustimmungen im Bestellvorgang (Zustimmung zu AGB/Datenschutzerklärung, Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung, ausdrückliches Verlangen des Leistungsbeginns, Zeitpunkt und Version der Texte). Die Bestellbestätigung stellen wir in Ihrem Kundenkonto bereit und senden sie zusätzlich per E-Mail (siehe 3.9).

Sie bezahlen per Überweisung (Vorkasse). Zur Zuordnung Ihrer Zahlung verarbeiten wir die Angaben aus dem Zahlungseingang: Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers, IBAN, Betrag, Datum und Verwendungszweck (Vorgangsnummer). Empfänger ist unsere Bank, Sparkasse Bremen, Bremen, die für die Kontoführung eigenständig verantwortlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung der Kontoauszüge und Buchungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB. Erstattungen überweisen wir auf das Konto, von dem die Zahlung kam. Die im Gesamtpreis enthaltene amtliche Gebühr der CBP entrichten wir selbst an CBP; Zahlungsdaten des Kunden übermitteln wir dafür nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG), für die Dokumentation der Zustimmungen Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Nachweispflichten, berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung).

3.7 Nachrichten, Statusabfrage und Kontaktformular

Nachrichten im Kundenkonto, Statusmeldungen und der Verlauf Ihres Vorgangs (Ereignisprotokoll) werden gespeichert, damit wir Rückfragen beantworten und die Bearbeitung nachvollziehen können. Bei der öffentlichen Statusabfrage prüfen wir Vorgangsnummer und Nachname und zeigen Ihnen nur den Bearbeitungsstatus.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Angaben im Formular sind freiwillig; ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht beantworten. Bitte übermitteln Sie über das Formular keine Passnummern oder sonstigen sensiblen Daten. Wir löschen die Anfrage spätestens180 Tage nach Eingang, sofern keine Aufbewahrungspflichten (z. B. für Handelsbriefe) entgegenstehen oder sie nicht zu einem Vertrag führt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Anfrage), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung von Anfragen).

3.8 Prüfprotokoll und Missbrauchsabwehr

Wesentliche Änderungen an Anträgen und Konten sowie Mitarbeiterzugriffe (u. a. Dokumentabrufe, Rollenänderungen) werden im Prüfprotokoll festgehalten, um Zugriffe nachvollziehen und Missbrauch aufklären zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datensicherheit und Nachweisbarkeit), Art. 32 DSGVO.

3.9 E-Mail-Versand (Bestellbestätigung)

Nach Ihrer Bestellung senden wir Ihnen an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse eine Bestellbestätigung. Sie enthält die Bestelldaten (Vorgangsnummer, Paket, Gesamtpreis, Rechnungsnummer), die AGB, die Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular (vorausgefüllt mit Ihren Bestelldaten) sowie die Bestätigung Ihrer Zustimmung zum vorzeitigen Leistungsbeginn. Damit erfüllen wir unsere Pflicht, Ihnen den Vertragsinhalt auf einem dauerhaften Datenträger zu bestätigen (§ 312f Abs. 3 BGB). Die E-Mail enthält keine Reisepass-, Geburts- oder Adressdaten.

Damit eine Bestätigung bei vorübergehenden Zustellproblemen nicht verloren geht, wird sie in einer Warteschlange („Outbox“) in unserer Datenbank gespeichert (Empfänger, Betreff, Inhalt, Versandstatus, Zeitpunkte von Versandversuchen) und bei Fehlern mehrfach erneut versandt. Diese Einträge löschen wir nach 180 Tagen. Der Versand erfolgt über unseren Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (siehe Abschnitt 4); die Übertragung ist transportverschlüsselt (TLS), soweit der Empfangsserver dies unterstützt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht aus § 312f Abs. 3 BGB).

3.10 Automatischer Support-Assistent (Chat)

Auf unseren öffentlichen Seiten können Sie einem automatischen Assistenten allgemeine Fragen stellen. Er ist ein einfaches Suchprogramm, das ausschließlich auf unserem eigenen Server läuft und Ihre Frage mit den Texten dieser Website (FAQ, Ratgeber, Preise, AGB) abgleicht. Es wird kein externer KI- oder Chat-Dienst eingesetzt; Ihre Frage wird an niemanden weitergegeben. Der Assistent trifft keine Entscheidungen über Sie (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO) und bewertet keine Einzelfälle.

Ihre Frage wird nur zur Beantwortung im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet und weder in einer Datenbank noch in Protokolldateien gespeichert. Der Gesprächsverlauf besteht nur in Ihrem geöffneten Browserfenster und ist nach dem Neuladen oder Schließen der Seite verschwunden. Nachrichten, in denen Ihr Browser eine Passnummer, ein Geburtsdatum, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer erkennt, werden gar nicht gesendet; Sie erhalten stattdessen einen Hinweis. Zur Missbrauchsabwehr (Begrenzung der Anfragen) hält der Server einen nicht rückrechenbaren Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse höchstens fünf Minuten im Arbeitsspeicher.

Wählen Sie „Frage an uns senden“, übernimmt Ihr Browser die Frage in das Kontaktformular (zwischengespeichert im sessionStorage und beim Öffnen des Formulars sofort gelöscht); Fragen mit Angaben zu Gesundheit oder Straftaten werden nicht übernommen. Übermittelt wird erst, wenn Sie das Formular selbst absenden; dann gilt Abschnitt 3.7.

Statistik: Wir zählen nur anonym, wie oft der Assistent in welcher Sprache welche Art von Antwort gegeben hat (z. B. „Antwort“, „keine passende Information“, „Weiterleitung“) – ohne Fragetext, IP-Adresse oder Zeitpunkt. Die Zähler liegen im Arbeitsspeicher und werden beim Neustart gelöscht. Wählen Sie „Per E-Mail schreiben“, öffnet sich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit der Frage; wir erhalten sie erst, wenn Sie die E-Mail selbst absenden (Abschnitt 3.7). Der Assistent weist sich deutlich als automatisches System aus (KI-Hinweis) und gibt weder Rechtsberatung noch Genehmigungszusagen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Fragen, Missbrauchsabwehr), für die Zwischenspeicherung im Browser § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

3.11 Online-Widerruf („Vertrag widerrufen“)

Nutzen Sie unsere Widerrufsfunktion, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen angegebene Vorgangsnummer, den Wortlaut Ihrer Erklärung (einschließlich ergänzender Angaben) und den Zeitpunkt des Eingangs. Passen die Angaben zu einer Bestellung, ordnen wir den Widerruf ihr zu. An die angegebene E-Mail-Adresse senden wir eine Eingangsbestätigung (siehe 3.9); zusätzlich erhalten wir intern eine Benachrichtigung. Eine IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert; zur Missbrauchsabwehr gilt Abschnitt 3.8.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rückabwicklung des Vertrags) und lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB (Pflicht zur Eingangsbestätigung). Wir löschen diese Angaben 1460 Tage nach Eingang (Nachweis bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB), sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.